Aussendienst
Kurzbeschreibung
Mit dem Plugin “Außendienst” ist eine Integration der Außendienstmitarbeiter in den Shop und damit eine vollumfängliche Kundenbetreuung auch digital möglich. Einem Kunden kann mit diesem Plugin ein Außendienstmitarbeiter zugewiesen werden, der in der Folge für den Kunden Bestellungen tätigen und generell bei der Verwaltung des Kontos unterstützen kann.
Storefront (Nutzersicht)
Backend (Administration)
Erstellen eines Außendienstmitarbeiter-Account
Das Erstellen eines Außendienstmitarbeiters muss im Backend durch einen Administrator vorgenommen werden. Es ist möglich, aus jedem registrierten Kunden (sprich einem Frontend Benutzer) einen Außendienstmitarbeiter zu machen. Dafür muss dem Kunden lediglich die Kundengruppe “Außendienst-Kundengruppe” zugewiesen werden. Diese Kundengruppe wurde durch das Plugin automatisiert angelegt.
Sobald sich ein Kunde in dieser Kundengruppe befindet, sieht er in seinem Kundenkonto im Frontend die entsprechenden Menüpunkte und kann im Backend als betreuender Außendienstmitarbeiter zugewiesen werden.
Außendienstmitarbeiter-Zuweisung
Die Zuweisung eines Außendienstmitarbeiters muss im Backend durch einen Administrator vorgenommen werden. Sobald das Plugin installiert ist, gibt es bei der Detailansicht eines Kunden einen Tab “Außendienst”. Hier kann einem Kunden jeder vorhandene Außendienstmitarbeiter zugewiesen werden, auch mehrere. Wichtig ist, dass man erst auf den Tab klickt, dann oben rechts auf “Bearbeiten” und dann in die Auswahl der Außendienstmitarbeiter:
Sobald die Zuweisung stattgefunden hat, ist der Außendienstmitarbeiter entweder direkt zugewiesen, oder in einem Schwebezustand (je nach Plugin Konfiguration, siehe oben). Falls eine Bestätigung / Ablehnung durch den Kunden stattfinden muss, kann diese auf zwei Wege erfolgen:
1.) In der E-Mail, die der Kunde erhält und dadurch über die Zuweisung informiert wird, befindet sich ein Link, mit dem eine direkte Bestätigung möglich ist:
2.) Im Kundenkonto im Frontend kann der Kunde die Zuweisung ebenfalls bestätigen, oder ablehnen:
Nach Freischaltung kann dann eine, von der in der Plugin Konfiguration abweichende, maximale Bestellsumme im Monat vergeben werden.
Laufende Verwaltung aus Sicht des Kunden
Während ein Außendienstmitarbeiter zugewiesen ist, besteht für einen Kunden jederzeit die Möglichkeit, diesen vorübergehend zu suspendieren oder abzulehnen. Bei einer Ablehnung kann eine Neu-Zuweisung nur durch den Administrator im Backend erfolgen, bei einer Suspendierung kann der Kunde die Aktivierung selbst wieder vornehmen:
Ebenfalls laufend angepasst werden kann die Maximale Bestellsumme für den aktuellen und die kommenden Monate. Die verbleibende Bestellsumme für den aktuellen Monat reduziert sich dann dynamisch. Die Reduzierung erfolgt automatisch nach einer Bestellung und ist von keinem Status abhängig. Wenn die Summe überschritten wurde und der Außendienstler eine neue Bestellung aufgeben möchte, erhält er einen entsprechenden Hinweis im Checkout und kann die Bestellung nicht abschließen:
Außendienst-Modus
Wenn man als Außendienstmitarbeiter im Frontend eingeloggt ist, kann man die Kernfunktion des Plugins nutzen: Den Außendienst-Modus. In diesem Modus kann man sich als einer seiner betreuten Kunden einloggen und für ihn eine Bestellung aufgeben, bei der sämtliche Formalitäten (Rechnungsempfänger, Warenempfänger) bereits konfiguriert sind. Um diesen Modus zu starten, muss man sich im Frontend als einer seiner Kunden einloggen. Dies tut man hier über den Button “Sitzung starten”. Über “Anzeigen” sieht man die Bestellungen des Kunden.
Nun erkennt man anhand eines Hinweises im Kopfbereich, dass man sich in einer Außendienst-Sitzung befindet und den Shop nun vollständig aus der Perspektive des Kunden bedienen kann:
E-Mails
Im Rahmen der Erweiterung gibt es zwei E-Mails, die ausgelöst werden können. Beide sind analog der Flow-Builder Logik integriert und finden sich nach Installation des Plugins dort wieder:
Die E-Mail “Außendienstmanager zugewiesen” wird dann ausgelöst, wenn einem Kunden im Backend ein Außendienstmitarbeiter zugewiesen wird. Diese E-Mail erhält der Kunde. Dort ist ein Link enthalten, mit dem der Kunde die Zuweisung direkt bestätigen kann. Alternativ kann er sie auch über sein Kundenkonto im Frontend annehmen oder ablehnen.
Im Falle der Annahme wird die E-Mail “Außendienstmanager zugelassen” ausgelöst. Diese E-Mail erhält der Außendienst Mitarbeiter. Man kann auch den Kunden als weiteren Empfänger ergänzen.
Außendienst-Log
Um auch später nachvollziehen zu können, welcher Außendienstmitarbeiter welche Bestellung durchgeführt hat, gibt es im Backend für den Admin eine entsprechende Auflistung aller Bestellungen, die im Außendienst-Modus getätigt wurden. Diese Auflistung findet sich im Backend unter “Bestellungen” => “Außendienst-Bestellungen”:
Dort sind alle Bestellungen mit Bestelldatum, Außendienst Mitarbeiter, Kunde und Bestellnummer ersichtlich. Diese Bestellungen findet man auch in der regulären Bestellübersicht.
Individuelles Produkt bestellen
Unter Umständen kann es passieren, dass ein Außendienstler bei einem Kunden vor Ort ist und für ihn ein Produkt bestellen möchte, welches aktuell im Shop nicht kaufbar ist, aber dennoch Teil der Bestellung sein soll. Daher besteht die Möglichkeit, ein sogenanntes individuelles Produkt über eine Schnellbestellung zu kaufen. Diese Möglichkeit ist dann sichtbar, wenn der Außendienstler sich in einer Sitzung seines Kunden befindet:
Dort kann dem Produkt ein Name + Produktnummer gegeben werden, sowie eine gewünschte Menge, Steuersatz und Preis. Den Preis kann man dabei in Brutto oder Netto pflegen, die Umrechnung findet analog des gewählten Steuersatzes automatisch statt.
Dieses Produkt wird dann in den Warenkorb gelegt und zu einem regulären Teil der Bestellung. Sobald eine Bestellung abgeschlossen ist, lässt sich das Produkt nicht nochmal in der Form kaufen.
Plugin Konfiguration
Die Konfiguration des Plugins lässt sich unter folgendem URL-Slug vornehmen:
/admin#/sw/extension/config/DmfExternalSales
Oder alternativ über den Shopware Plugin Manager:
1. Mit dieser Einstellung lässt sich das Plugin im Frontend aktivieren bzw. deaktivieren. Wenn diese Einstellung nicht aktiv ist, sind die Funktionen des Plugins nicht sichtbar.
2. Wenn diese Einstellung aktiv ist, muss ein Kunde jeden Außendienstmitarbeiter, der ihm zugewiesen wird, bestätigen. Diese Funktion ist in den Prozessbeschreibungen weiter unten näher erläutert. Erst ab dieser Bestätigung kann der Außendienstmitarbeiter diesen Kunden betreuen. Wenn die Einstellung nicht aktiv ist, kann der Außendienstmitarbeiter diesen Kunden direkt nach der Zuweisung im Backend betreuen.
3. Hier lässt sich die Standard-Höhe der Bestellsumme einstellen, für die ein Außendienstmitarbeiter monatlich einkaufen kann. Diese Einstellung lässt sich je Mitarbeiter/Kunde auch individuell setzen, dieser Prozess ist weiter unten beschrieben.
4. Diese Einstellung setzt eine Voreinstellung für den Steuersatz des individuellen Produktes (siehe Erklärung weiter unten in der Prozessbeschreibung), welches ein Außendienst Mitarbeiter für seine Kunden kaufen kann. Diese Einstellung muss im Regelfall nicht verändert werden.